Proces transportowy – planowanie, etapy, elementy i czynności

W czasach rosnącego konsumpcjonizmu, otwartych granic i sprzedaży internetowej, rola transportu towarów jest nie do przecenienia. W samej Polsce jest zarejestrowanych obecnie blisko pół miliona ciężarówek. Polski transport krajowy opiera się w około 70% na transporcie drogowym. Każdego dnia firmy transportowe i spedycyjne podejmują się działań logistycznych i organizują przewozy towarów po całej Europie. Jest to związane z mnóstwem formalności oraz odpowiednią analizą rynku. Otwarte dzięki strefie Schengen granice usprawniły przewóz towarów, jednak transport ciężarowy wciąż podlega kontrolom i szerokiemu zakresowi praw i obowiązków. Poza znajomością różnić w prawie drogowym w europejskich krajach, przewóz między krajami Unii Europejskiej wymaga ważnej licencji wewnątrzwspólnotowej. Niezwykle istotna jest również znajomość prawa podatkowego przy rozliczaniu transakcji.

Co to jest proces transportowy?

Procesem transportowym nazywamy wszelkie czynności przedsiębiorstwa transportowego, których efektem jest dostarczenie produktów od sprzedającego do kupującego, bądź przewóz ludzi do miejsca docelowego. Na złożoność procesu składają się: porozumienie z klientem, kalkulacja kosztów, wybór trasy, wybór i przygotowanie środka transportu, ubezpieczenie przejazdu, zgłoszenie przejazdu do odprawy celnej, prowadzenie dokumentacji transportowej, koordynacje działań osób zaangażowanych i nie tylko. Efektywność procesu transportowego zależy od optymalizacji wyżej wymienionych elementów. Końcowe etapy procesu transportowego uwzględniają kontrolę jakości oraz badanie zadowolenia z wykonanej usługi. Informacja zwrotna od klienta i współpracowników pozwala przełożyć uwagi na poprawę procesu.

Modele transportowe

Jeśli chodzi o transport towarów, organizowanie przewozu bazuje na pewnych modelach. Produkty dostępne na rynku mają różne priorytety dotyczące transportu. Z powodu rozbieżności w potrzebach wyklarowały się najczęściej stosowane modele transportowe, które prezentują się następująco:

Model sztafetowy

Modelem sztafetowym nazywamy najczęściej transport wykorzystujący więcej niż jeden środek transportu. Inną nazwą na model sztafetowy jest cross-docking. Jest to system zarządzania asortymentem w branży logistycznej, polegający na ominięciu fazy magazynowania w łańcuchu dostaw. Głównym zamierzeniem tego zabiegu jest usprawnienie dostawy towarów i zwiększenie jej efektywności, przy jednoczesnym minimalizowaniu potrzebnej przestrzeni magazynowej. Model sztafetowy polega na transporcie i późniejszym rozładunku towarów w centrum logistycznym, a następnie przeniesieniu ich do pojazdów dostawczych obsługiwanych przez kierowców. Na tym etapie może następować także konsolidacja towarów, których cel podróży lub adresat się pokrywa. Model sztafetowy opiera się na profesjonalnej koordynacji pomiędzy partnerami w łańcuchu dostaw firmy, w tym dostawcami i przewoźnikami towarowymi. Ten model powinien przynieść efekty, jeśli firma świadczy transport międzynarodowy.

Model promienisty

Promienisty model transportu opiera się na transporcie towarów do maksymalnie kilku punktów wyładunkowych, a więc na stałych kursach. Każdorazowo po wyładowaniu towaru, kierowca wraca do miejsca załadunku, aby ponownie ruszyć we wskazane miejsce z nowym ładunkiem. Model promienisty ma słuszność zastosowania, kiedy jesteśmy w posiadaniu kilku punktów magazynowych. Jest częściej stosowany przez firmy, które mają duże bazy klientów oraz współpracują z firmami przewozowymi.

Model wahadłowy ciągły

Model wahadłowy to mniej skomplikowane rozwiązanie, do którego wystarcza często jeden kierowca. System ten polega na załadunku i rozładunku w ustalonych miejscach. Model wahadłowy-ciągły polega na dostarczaniu towaru w miejsce rozładunku i odpięcie przyczepy w celu rozładunku. Kierowca może zatem podmienić przyczepę na pustą lub wrócić do centrum magazynowego bez czekania na rozładunek. Metoda wahadłowo-ciągła umożliwia dostarczenie większej ilości towarów i oszczędność czasu. Kierowca może również zostawić jedną naczepę, a z drugą załadowaną ruszyć w kolejną trasę. Model ten wydaje się najbardziej oszczędny czasowo.

Etapy procesu transportowego

Etapami procesu transportowego są przede wszystkim: 

• Planowanie i organizacja transportu
• Przygotowanie do transportu
• Realizacja przewozu
• Odbiór i rozładunek
• Rozliczenie i analiza usługi

Czynności procesu transportowego

Planowanie i organizacja transportu rozpoczyna się od wyboru środka transportu, określenia trasy i zaplanowania jej dokładnego przebiegu. Warto ustalić potrzebne dokumenty, dokładny harmonogram prac oraz skontaktować się z kierowcami. Na tym etapie warto również rozeznać się, jaki może być koszt wykonania takiej usługi.

Przygotowanie do transportu powinno polegać na konsolidacji towarów, sprawdzeniu pełnej dokumentacji transportowej oraz spakowaniu wysyłanego towaru. Ostatnią rzeczą, jaką należy zrobić, jest bezpieczny i ostrożny załadunek towaru na naczepę.

Realizacja przewozu za pomocą wcześniej wybranego środka transportu powinna być realizowana ze wsparciem firmy logistycznej monitorującej przebieg transportu oraz kontrolującej sytuację na drogach.

Odbiór i rozładunek w zależności od modelu transportowego pozwala na rozładunek w magazynie, w centrum logistycznym, lub u odbiorcy. W przypadku stosowania modelu wahadłowego rozładunek odbywa się pod nieobecność kierowcy, jednak wciąż możemy zdalnie kontrolować ten proces.

Rozliczenie i analiza usługi, czyli podsumowanie kosztów i wystawienie faktury lub rachunku. Kolejno analiza jakości wykonanej usługi oraz wypełnienie raportu z wykonanego transportu.

Uczestnicy procesu transportowego

Uczestnikami procesu transportowego są przede wszystkim nadawca, przewoźnik, spedytor, odbiorca oraz kierowca. Oczywiście można wyróżnić również celników, policję oraz ubezpieczycieli, jednak ich rola jest marginalna i nie wpływa w takim stopniu na udany transport, jak uczestnicy wymienieni wcześniej. Nadawca poza odpowiednim przygotowaniem towaru ma obowiązek wypełnić list przewozowy oraz zaplanować proces transportu. Przewoźnikiem jest zwykle firma transportowa, która odpowiada za warunki i czas, w jakim towar pokonuje trasę. Kierowca, niezależnie przez kogo zatrudniony, ma za zadanie bezpiecznie i terminowo dostarczyć towar. Spedytor kontroluje drogę palety, czyli zdalnie zarządza jej losem. Odbiorcą może być firma, pośrednik lub klient końcowy. W zależności od miejsca w łańcuchu dostaw, odbiorca albo odbiera paletę, sprawdza jej stan, a następnie przekazuje dalszym podmiotom; bądź rozpakowuje i potwierdza stan towaru.

Mierniki i wskaźniki logistyczne

Branża logistyki wyróżnia wiele pomocnych wskaźników, które mierzą jakość i efektywność procesów. Jednym z najpopularniejszych wskaźników jest wskaźnik KPI. Pozwala on na monitorowanie transportu, a następnie ocenę jego jakości. Na KPI składają się:

• monitorowanie postępu
• pomiar efektywności usługi
• wykazanie błędów

Przy pomocy wskaźników KPI, firmy mogą porównywać się z innymi przedsiębiorstwami w branży logistyki. Wyróżnione dzięki wskaźnikom dane pozwalają usprawnić operacje i znaleźć najlepsze rozwiązania na poprawę efektywności pracy.

Rola spedytora w procesie transportowym

Skuteczna praca doświadczonego spedytora jest bez wątpienia kluczem do optymalizacji procesu transportowego. Zadaniem spedytora może być między innymi prowadzenie dokumentacji transportowej, koordynacja przewozu, która polega na śledzeniu trasy, ale także rozwiązywaniu ewentualnych problemów. Do zadań spedytora mogą również zaliczać się wszelkie formalności związane z rezerwacją przewozu u przewoźnika, a także właściwe ubezpieczenie towaru.

Proces transportowy a proces przewozowy

Procesem transportowym nazywamy ogół działań mających na celu dostarczenie ładunku od nadawcy do odbiorcy. Na proces transportowy składają się takie działania jak czynności organizacyjne, wykonawcze i handlowe. Procesem przewozowym natomiast nazywamy te czynności wykonawcze, które następują przy udziale kierowcy oraz firmy przewozowej. Proces przewozowy obejmuje załadunek towaru oraz jego przewóz, rozładunek i powrót kierowcy we wskazane miejsce.