Organizacyjny chaos, czyli jak bałagan na stanowisku pracy obniża efektywność?

Miejsce pracy powinno być dla pracownika jak dom. Dbałość i troska to nie tylko wymierne korzyści dla firmy, ale i znaczne zwiększenie przyjemności z wykonywanego zawodu. Każdy pracownik, niezależnie od zajmowanego stanowiska, powinien rozważyć wprowadzenie japońskich zasad 5S, które w pełni pomagają nie tylko utrzymać porządek w miejscu pracy, ale przede wszystkim ułatwiają jej organizację. W niektórych firmach jest to narzucane odgórnie.

System 5S – japoński sposób na lepszą organizację pracy

Można lubić japońskie obyczaje, można być im przeciwnym, ale jedno trzeba Japończykom przyznać – umieją efektywnie pracować. Efektywnie, czyli bez niepotrzebnego marnotrawienia czasu i energii. Japoński system 5S to wdrożenie do codziennych nawyków pięciu prostych zasad, które znacznie przyczyniają się do zwiększenia wydajności właściwie bez wysiłku i nadgodzin. Te pięć zasad to: Sprzątanie, Sortowanie, Systematyka, Samodyscyplina i Standaryzacja. Jak się po raz kolejny okazuje, proste metody są najskuteczniejsze.

Korzyści płynące ze stosowania systemu 5S

System 5S jest na tyle uniwersalny, że można go wdrożyć w każdym miejscu pracy, zarówno w biurze, jak i przy produkcji. Niesie ze sobą wymierne korzyści, wśród których można zauważyć między innymi: – krótszy czas wykonywania zadań, – lepszą komunikację między zespołami (to efekt standaryzacji procesów i podnoszenia ich jakości), – znacznie zmniejszenie liczby błędów i problemów, szczególnie w firmach, w których obowiązuje zmianowość (sprzątanie i systematyka ułatwiają podjęcie zadań po poprzedniku), Warto też zauważyć, że wprowadzenie systemu 5S powoduje obniżenie kosztów prowadzenia działalności. W firmach spedycyjnych będzie to zmniejszenie wydatków związanych z serwisowaniem (sprzątanie, systematyka), wydajnością i jakością pracy (standaryzacja, samodyscyplina), opłatami za paliwo (sortowanie zleceń). Z punktu widzenia pracownika utrzymywanie porządku i samodyscypliny w miejscu pracy przekłada się na komfort jej wykonywania. Jeśli pracownik lubi swoją pracę, zadowolony jest i on, i jego przełożeni.   Co to jest KPI? KPI to skrót od angielskiej nazwy: Key Performance Indicators. Na język polski tłumaczy się to jako Kluczowe Wskaźniki Efektywności. W praktyce chodzi o ocenę działań firmy zarówno w zakresie stricte finansowym (zyski, straty), jak i niefinansowym (atmosfera pracy, morale pracowników). Kontrolowanie KPI pozwala określić, czy cele, jakie wyznaczyła sobie firma, zostały zrealizowane w założonym czasie. W zakładzie będzie to sprawdzenie, jak często pojawiają się przestoje, jaki jest wskaźnik reklamacji, ile wynosi średni czas realizacji zamówienia. Wykorzystanie KPI w zarządzaniu firmą, pozwala wyeliminować problemy, które w innym przypadku mogłyby nie zostać zauważone.   5S a Kluczowe Wskaźniki Efektywności Wprowadzenie zasad 5S w wyraźny sposób poprawia KPI w każdej firmie. Usprawnienia wynikające z wprowadzenia prostych zasad, przekładają się na zmniejszenie problemów zarówno w sektorze produkcyjnym, jak i na szczeblu zarządu. Minimalizowanie problemów z kolei przekłada się na maksymalizację zysków oraz znaczny wzrost morale pracowników.