Miejsce pracy powinno być dla pracownika jak dom. Dbałość i troska to nie tylko wymierne korzyści dla firmy, ale i znaczne zwiększenie przyjemności z wykonywanego zawodu. Każdy pracownik, niezależnie od zajmowanego stanowiska, powinien rozważyć wprowadzenie japońskich zasad 5S, które w pełni pomagają nie tylko utrzymać porządek w miejscu pracy, ale przede wszystkim ułatwiają jej organizację. W niektórych firmach jest to narzucane odgórnie.

System 5S – japoński sposób na lepszą organizację pracy

Można lubić japońskie obyczaje, można być im przeciwnym, ale jedno trzeba Japończykom przyznać – umieją efektywnie pracować. Efektywnie, czyli bez niepotrzebnego marnotrawienia czasu i energii. Japoński system 5S to wdrożenie do codziennych nawyków pięciu prostych zasad, które znacznie przyczyniają się do zwiększenia wydajności właściwie bez wysiłku i nadgodzin.

Te pięć zasad to: Sprzątanie, Sortowanie, Systematyka, Samodyscyplina i Standaryzacja. Jak się po raz kolejny okazuje, proste metody są najskuteczniejsze.

Organizacyjny chaos, czyli jak bałagan na stanowisku pracy obniża efektywność?

Korzyści płynące ze stosowania systemu 5S

System 5S jest na tyle uniwersalny, że można go wdrożyć w każdym miejscu pracy, zarówno w biurze, jak i przy produkcji. Niesie ze sobą wymierne korzyści, wśród których można zauważyć między innymi:

– krótszy czas wykonywania zadań,

– lepszą komunikację między zespołami (to efekt standaryzacji procesów i podnoszenia ich jakości),

– znacznie zmniejszenie liczby błędów i problemów, szczególnie w firmach, w których obowiązuje zmianowość (sprzątanie i systematyka ułatwiają podjęcie zadań po poprzedniku),

Warto też zauważyć, że wprowadzenie systemu 5S powoduje obniżenie kosztów prowadzenia działalności. W firmach spedycyjnych będzie to zmniejszenie wydatków związanych z serwisowaniem (sprzątanie, systematyka), wydajnością i jakością pracy (standaryzacja, samodyscyplina), opłatami za paliwo (sortowanie zleceń).

Z punktu widzenia pracownika utrzymywanie porządku i samodyscypliny w miejscu pracy przekłada się na komfort jej wykonywania. Jeśli pracownik lubi swoją pracę, zadowolony jest i on, i jego przełożeni.

 

Co to jest KPI?

KPI to skrót od angielskiej nazwy: Key Performance Indicators. Na język polski tłumaczy się to jako Kluczowe Wskaźniki Efektywności. W praktyce chodzi o ocenę działań firmy zarówno w zakresie stricte finansowym (zyski, straty), jak i niefinansowym (atmosfera pracy, morale pracowników).

Kontrolowanie KPI pozwala określić, czy cele, jakie wyznaczyła sobie firma, zostały zrealizowane w założonym czasie. W zakładzie będzie to sprawdzenie, jak często pojawiają się przestoje, jaki jest wskaźnik reklamacji, ile wynosi średni czas realizacji zamówienia. Wykorzystanie KPI w zarządzaniu firmą, pozwala wyeliminować problemy, które w innym przypadku mogłyby nie zostać zauważone.

 

5S a Kluczowe Wskaźniki Efektywności

Wprowadzenie zasad 5S w wyraźny sposób poprawia KPI w każdej firmie. Usprawnienia wynikające z wprowadzenia prostych zasad, przekładają się na zmniejszenie problemów zarówno w sektorze produkcyjnym, jak i na szczeblu zarządu. Minimalizowanie problemów z kolei przekłada się na maksymalizację zysków oraz znaczny wzrost morale pracowników.